Командированный в служебную поездку сотрудник обязан отчитаться по возвращении о произведенных расходах. Но что делать, если утерян посадочный талон? Ведь этот документ важен для подтверждения затрат на проезд. Разберемся, как отразить в учете предприятия расходы на перелет в данной ситуации.
По мнению налоговиков, для подтверждения перелета одних лишь билетов недостаточно. Фактически говорить о том, что путешествие состоялось можно только при наличии посадочного талона на имя командированного лица. Именно этот документ позволяет предприятию учесть в затратах по прибыли расходы по авиаперевозкам (Письмо Минфина № 03-03-07/50992 от 01.09.16 г.). Почему?
Потому что талон отмечается при регистрации пассажиров на рейс и документально подтверждает, что человек прошел посадку и воспользовался услугами авиаперевозчика. Но если потерян посадочный талон, как отчитаться? Об этом – далее.
Если потерял посадочный талон – как отчитаться
По возвращении из служебной поездки каждый командированный специалист обязан отчитаться о произведенных денежных расходах. Для этих целей в 3-дневный срок (имеются в виду рабочие дни) физлицо составляет авансовый отчет с приложением первичной документации о затратах. Соответственно, в качестве подтверждений расходов на перелет прикладываются билеты и посадочные талоны к ним. Это мнение налоговики не раз высказывали в своих письмах (Минфина № 03-03-07/50992 от 01.09.16 г. и др.).
Но допустим, что человек потерял талон. Можно ли подтвердить факт перелета иным документом? В этой ситуации сотруднику придется запросить у авиакомпании специальную справку. Архивная форма содержит в себе все сведения о физлице, совершившем полет. Бланк должен быть заверен подписью должностного лица и печатью перевозчика. При наличии такой справки предприятие сможет учесть затраты на проезд в «прибыльных» расходах (Письмо Минфина № 03-03-06/2/28296 от 18.05.15 г.) в противном случае – уменьшить налогооблагаемую базу по прибыли не получится.
Обратите внимание! Поскольку перевозку осуществляет авиакомпания, справка также должна быть выдана от имени этой организации, а не от лица агента (субагента) по реализации билетов.
Что делать, если билет был куплен по интернету
Многие работники предпочитают экономить время и приобретают билеты для поездок через интернет. Бланк такого документа утвержден Минтрансом в Приказе № 134 от 08.11.06 г. Здесь же приведены формы багажной квитанции и купонов (контрольного, агентского и полетного). В зависимости от вида авиакомпании форма талона может несколько отличаться, а если билеты приобретаются через интернет, талон на посадку распечатывается на листе А4.
При этом к авансовому отчету прикладываются билет и электронный посадочный талон для подтверждения затрат на поездку. Следовательно, также при утере талона следует запросить справку из архива авиаперевозчика. Форма должна содержать ФИО пассажира, № и дату его рейса, стоимость полета, маршрут, № посадочного места и др. При составлении справки на иностранном языке требуется выполнить перевод основной информации на язык русский. А чтобы предприятие могло взять к вычету сумму НДС по электронному билету, дополнительно необходимо наличие оформленной по правилам БСО маршрут-квитанции, где налог должен быть указан отдельно.
Посадочный талон – это обязательный атрибут, который должен быть у каждого пассажира при входе на борт самолета. Этот талон является подтверждением того, что данный пассажир имеет право на посадку в самолет. Выдается он перед полетом на основании пройденной процедуры регистрации пассажира. Без него вы не будете допущены на посадку.
К сожалению, нередко пассажиры уже непосредственно перед посадкой замечают, что их талон пропал. Из-за этого возникает сразу множество проблем, и вылет остается под большим вопросом или вовсе отменяется. Многие задаются вопросом: как восстановить посадочный талон на самолет и можно ли это сделать? У разных компаний установлены разные правила касательно процедуры восстановления. В любом случае пассажир имеет право на восстановление. Однако, стоит учитывать, что в некоторых случаях такая процедура платная.
Пример посадочного талона «Аэрофлота»
Не стоит паниковать, если перед посадкой в ожидании рейса вы обнаружили, что талона у вас нет. Достаточно знать порядок действий в такой ситуации и придерживаться его. Прежде всего оцените, сколько времени осталось до вылета. Вы должны как можно быстрее найти пункт регистрации на ваш рейс и обратиться к сотруднику Аэрофлота или другой компании, услугами которой вы пользуетесь. Изложите свою проблему уполномоченному сотруднику.
В большинстве случаев пассажирам выписывают дубликат на новом бланке. Для этого, как правило, достаточно предъявить паспорт. Однако, такое решение проблемы актуально только в том случае, если до посадки есть хотя бы 10-15 минут . Если же вы заметили пропажу за считаные минуты до вылета, есть большой риск того, что на данный рейс вы не успеете. В таком случае обычно сотрудники компании предлагают приобрести билет на ближайший рейс. При этом за неиспользованный билет вам вернут деньги (частично).
Если вам необходимо попасть именно на этот самолет, но до вылета остались считанные минуты, вы можете объяснить проблему стюардессе. В некоторых случаях при наличии пустых бланков стюардессы могут помочь быстро восстановить потерянный талон. Нередко в таких ситуациях рейс задерживают. Но сотрудники компании идут на уступки пассажирам только в том случае, если рейс прямой. Если же он стыковочный, то для исключения вероятности опоздания на второй самолет рейс задерживать никто не станет, и пассажир не сможет сесть в самолет.
Если талон утерян после посадки
Как восстановить посадочный талон «Аэрофлот», если вы потеряли его уже после перелета, но он вам все еще нужен? Для этого вам нужно обратиться в компанию «Аэрофлот» с просьбой выдать вам новый дубликат такого «корешка». Согласно правилам данного авиаперевозчика, процедура восстановления предполагает наличие заявления от пассажира с просьбой выдать талон повторно. Данная процедура платная. Вместо самого «корешка» вам будет выдана справка, подтверждающая, что вы действительно летели данным рейсом. Справку выдают только после проверки данных. Сотрудники должны убедиться, что вы действительно осуществляли перелет на конкретном самолете конкретным рейсом.
Многие пассажиры, столкнувшиеся с такой проблемой, задаются вопросом: как восстановить посадочный талон на самолет для отчета? Часто, отправляя сотрудника в командировку, фирма после его возвращения требует предоставить определенные документы для отчетности. В перечень необходимых бумаг входит и посадочный талон. Если вы его утратили, то придется пройти процедуру восстановления вне зависимости от того, услугами какого авиаперевозчика вы пользовались. В разных компаниях устанавливается разная стоимость справки. В среднем для ее получения требуется заплатить от 600 до 800 рублей.
В качестве альтернативного варианта для отчета вы можете попробовать предоставить другие бумаги, подтверждающие факт перелета. Это могут быть:
- накладная;
- справка-счет;
- авиабилет с кассовым чеком.
Также в качестве подтверждения подойдут любые документы, в которых указан номер билета, его стоимость, маршрут, дата и время рейса, информация о пассажире. Если вы расплачивались за билет не в кассе, а с помощью кредитной карты в интернете, то достаточно распечатать квитанцию, которую вам прислали на электронную почту после покупки билета.
Как правило, такие документы бухгалтерия принимает без дополнительного требования восстановить посадочный талон.
Если вы проходили процедуру регистрации на рейс в режиме онлайн, талон был отправлен вам на почту. В таком случае вам не придется получать справку. Достаточно просто повторно распечатать талон на принтере.
Восстановление миль
Помимо упомянутых случаев, восстановление посадочного талона «Аэрофлот» может потребоваться еще и тем, кто является участником программы «Аэрофлот бонус». Как известно, суть данной программы заключается в получении бонусов за счет количества преодоленных миль на самолетах этого перевозчика. Впоследствии бонусы можно использовать в качестве скидки на билет. Благодаря действующей системе автоматического восстановления миль теперь пассажирам не придется проходить данную процедуру вручную. Соответственно, получать дубликат талона или справку тоже не потребуется. Для восстановления миль достаточно просто отправить соответствующую заявку на электронную почту авиакомпании или подать ее в один из офисов Аэрофлота. Для восстановления миль необходимо указать в заявке такие данные, как номер рейса, дату вылета и номер вашего билета. Мили будут зачислены через 2-5 дней . Стоит учитывать, что воспользоваться системой автоматического восстановления можно только в том случае, если вы летели регулярным рейсом. Делается это не ранее чем через 2 недели и не позднее, чем через 3 месяца после перелета.
05 марта 2016 Летали в командировку, потеряли посадочный талон и не знаете что делать? Как его восстановить, или какой документ-подтверждение о полете предоставить для отчёта в бухгалтерию?Или потеряли посадочный талон сразу после прохождения регистрации на рейс и не знаете как пройти на посадку в самолёт?
Во-первых, если вы прошли регистрацию на рейс, значит, все данные о вас хранятся на стойках регистрации. Поэтому вернитесь туда, объясните ситуацию и вам выпишут дубликат.
Ну а если посадочный талон необходим вам как подтверждение полёта для отчета перед бухгалтерией, необходимо обратиться в авиакомпанию, рейсом которой вы летали (или в офис или по телефону в контактный центр). Там Вам выпишут справку подтверждающую совершение перелета. Она является заменяющим его документом.
Как правило, такие справки платные, у S7, к примеру, она стоит 800 рублей. Справку могут выдать в течение месяца после полёта. При себе необходимо иметь паспорт, и желательно электронный авиабилет.
Надеемся, теперь вы знаете ответ на вопрос: потерял посадочный талон что делать?
Посадочный талон, как и билет, относится к обязательным документам, без которого невозможно попасть в самолет. Наличие талона является подтверждением того, что пассажир имеет право на посадку. Он выдается каждому вылетающему после прохождения регистрации на рейс.
К сожалению, некоторые пассажиры уже перед вылетом замечают, что в суматохе аэропорта талончик пропал. Сразу возникает вопрос: можно ли восстановить посадочный талон и как это сделать? Такая же проблема может встать перед путешественником по возвращении домой, если в бухгалтерию по месту работы требуют предоставить документальный отчет того, что работник действительно пользовался услугами авиаперевозчика.
Что делать при потере посадочного талона после регистрации
Если регистрация пройдена только что, а талон уже куда-то запропастился, не стоит волноваться. Нужно как можно быстрее вернуться к регистрационной стойке и объяснить сотруднику авиакомпании о возникшей неприятности и предъявить паспорт. В течение нескольких минут вам распечатают дубликат утерянного документа.
Эти действия подходят только в том случае, если до начала посадки на рейс осталось более 10-15 минут. Если же до отправки на борт остались считанные минуты, скорее всего рейс придется пропустить, а представители авиакомпании предложат вам купить билет на следующий самолет. Деньги за неиспользованный авиабилет возвращаются, но не в полном объеме.
Если нет возможности ожидать следующего рейса и вылететь необходимо срочно, стоит обратиться к бортпроводнику воздушного судна. При наличии незаполненных бланков и свободных мест в салоне вам сделают дубликат утерянного талона.
Иногда сотрудники авиакомпании идут навстречу клиенту и задерживают вылет самолета, чтобы забывчивый пассажир успел дойти до стойки регистрации и заново оформить посадочный талон. Но имейте в виду, что задержка вылета возможна только в том случае, если перелет прямой. Вылет стыковочного рейса не задерживают, так как из-за опоздания воздушного судна страдают пассажиры в другом городе.
Все перечисленные способы подойдут для решения проблемы потерянного талона на линиях Аэрофлота. Пассажир, утерявший документ для посадки в самолет, имеет все шансы улететь без опоздания, если он выбрал прямой рейс и до посадки на авиалайнер остается время.
Если посадочный талон утерян после перелета
Посадочный талон бывает нужен не только для посадки в самолет. Иногда его требует бухгалтерия предприятия для отчета, когда сотрудник отправляется в рабочую командировку. По возвращении работник предоставляет талон как подтверждение того, что он действительно пользовался услугами авиакомпании.
В таком случае напишите авиаперевозчику заявление. После проверки ваших данных авиакомпания выдаст не посадочный талон, а справку о том, что вы пользовались ее услугами. В справке будут указаны даты и места вылета и прилета, а также номер рейса. Все это позволит вам отчитаться на работе. Услуга проверки данных и оформления справки платная.
В Аэрофлоте услуга выдачи такой справки стоит 700 рублей. Но и их можно сэкономить, если в бухгалтерии согласны принять другой документ вместо утерянного посадочного талона. Кроме него, подтвердить факт перелета могут следующие документы:
- авиабилет с кассовым чеком;
- справка со счет-фактурой;
- накладная.
В каждом из этих документов для принятия его в бухгалтерии предприятия должен быть указан номер рейса, даты перелета, конечные точки маршрута, стоимость билета. Если пассажир приобретал билет с помощью банковской карты через интернет, в сообщениях электронной почты остаются сведения об этом, и квитанцию об оплате билета распечатывается для составления отчета о поездке.
Если пассажир использовал онлайн-регистрацию
Онлайн-регистрация удобнее и проще обычной. Она сэкономит время перед вылетом, которого не хватает. В случае утери посадочного талона регистрация, пройденная со всеми удобствами не выходя из дома, способна сотворить чудо и избавить от возникшей проблемы на любом этапе ее возникновения.
Например, при перелете линиями Аэрофлота, действуйте так: если утеряна бумажная копия талона, полученного при онлайн-регистрации, можно еще раз напечатать его в киоске или в автомате самостоятельной регистрации багажа или самого пассажира. Надеяться только на электронную версию талона не стоит, так как еще далеко не во всех аэропортах установлено оборудование для их сканирования.
Если талон необходим только для отчетности, напечатайте его с имеющегося электронного носителя.
Восстановить посадочный талон можно, но перед вылетом следует внимательнее относиться к документам, необходимым для совершения полета. Восстановление любого из них потребует затрат времени и дополнительных финансовых вложений. Проявленная внимательность позволит сэкономить и то, и другое, и в полной мере получить удовольствие от путешествия.
Что делать, если авиабилет потерян?
В 2007 году в силу вступили Федеральные авиационные правила перевозок пассажиров, согласно которым «…если билет был объявлен пассажиром утраченным, либо неправильно оформлен, либо поврежден, то перевозчик обязан немедленно принять все зависящие от него меры, для установления факта заключения договора воздушной перевозки пассажира. Если будет установлено, что договор воздушной перевозки пассажира действительно был заключен, то перевозчик принимает пассажира к перевозке в соответствии с условиями заключенного договора воздушной перевозки пассажира с соответствующим оформлением билета». Поэтому:
- Если вы потеряли билет задолго до вылета, обращайтесь в авиакомпанию, в которой вы его приобрели. За небольшую плату вам выдадут дубликат. Имейте ввиду, что некоторые компании выписывают штраф за утерю билета.
- Если это случилось в аэропорту (или вы забыли билет дома) обращайтесь в представительство авиакомпании. В любом случае федеральные правила на вашей стороне, помните о своих правах.
По возможности используйте электронные билеты. Для того, чтобы пройти регистрацию вам понадобится паспорт и номер вашего рейса. Маршрутная квитанция, которая высылается на вашу электронную почту, после заключения сделки с авиакомпанией, при прохождении регистрации желательна, но не обязательна. Вы можете распечатать ее самостоятельно со своего домашнего компьютера.
Что делать, если в авиабилете опечатки?
В имени и фамилии допускается до трех ошибок в написании, если при этом не искажается звучание. Однако, это не распространяется на заглавные буквы. Номер паспорта, также, должен быть написан верно, так как это единственный документ, по которому можно идентифицировать вашу личность. Вам вполне могут отказать в полете, если номер паспорта внесен неправильно. Если вы обнаружили опечатки заранее, обратитесь в офис авиакомпании, в которой был приобретен билет или ее представительство в аэропорту. Если это случилось во время регистрации надежда на то, что вас допустят к полету - есть, но только в самую последнюю очередь, когда все пассажиры пройдут регистрацию.
Ваши документы сверят с компьютерными данными, убедившись в том, что регистрацию не прошел только один пассажир, номер паспорта которого практически совпадает с тем, что указан у них в базе.
Внимательно проверяйте ваши персональные данные при оформлении покупки авиабилеты. Были случаи, когда из-за орфографических ошибок, допущенных в названии места назначения, пассажиры улетали совсем не туда, куда требовалось.
Что делать, если потерян посадочный талон к авиабилету?
Вы прошли регистрацию на самолет, значит, данные о вас хранятся на стойке регистрации. Поэтому подойдите туда и вам выпишут дубликат. Если посадочный талон необходим вам для отчета перед бухгалтерией, обратитесь в авиакомпанию, в которой вы приобрели билет. Вам выпишут справку подтверждающую перелет или выдадут копию посадочного талона. Скорее всего, за эту услугу придется заплатить.
Что делать, если авиабилет нужно сдать
Если возникла необходимость сдать авиабилет, то делать это лучше всего не позднее, чем за 24 часа до вылета. В этом случае Вам будет возвращено 100% стоимости. Если Вы сдаете авиабилет в день отлета, будет наложен штраф, но не более чем 25% от стоимости.
При покупке авиабилета в зарубежных компаниях нужно ознакомиться с правилами возврата. Например, авиабилеты, купленные по так называемому «специальному предложению», чаще всего либо вообще не подлежат возврату, либо только после оплаты штрафа. В России этот трюк не работает, поскольку согласно Воздушному кодексу РФ (ст.108) возможность лишить пассажира права на получение полной или частичной стоимости билета не предусмотрена. Это касается всех тарифов и предложений и распространяется также на чартерные рейсы.
Другое дело, когда авиабилет сдается по вине авиаперевозчика (задержка или выполнение рейса не по расписанию, изменение маршрута перевозки и пр.). Здесь можно получить 100% стоимости авиабилета в любое время, без каких либо штрафных санкций. Это называется вынужденным отказом (п. 227 ст. 22 Общих правил воздушных перевозок), который нужно подтвердить у авиаперевозчика перед тем, как сдать авиабилет. Плохая погода и другие форс-мажорные ситуации происходят не по вине авиаперевозчика, а значит, не являются причиной для сдачи билета в любое время без штрафных санкций.
Если Вы приобретали авиабилеты через Интернет, обращайтесь к авиаперевозчику, чьими услугами Вы воспользовались.
